Tipps

Ich bin nicht nur Flipchart-Trainer.

Du weißt es vielleicht noch nicht, aber ich bin auch angestellt in einem großen Konzern. Und dort erlebe ich manchmal die besten Geschichten. Es ist wie ein Mikro-Kosmos mit eigenen Spielregeln und merkwürdigen Auswüchsen.

Vermutlich ist es in deiner Firma ähnlich, wenn du angestellt bist.

Aus unzähligen Meetings habe ich diesmal das schlimmste und langweiligste Meeting zusammen gestellt. Diese Besprechung hier hat es – Gott sei Dank – bisher noch nie gegeben, obwohl einige nah dran kamen.

Zu jedem Aspekt schlechter Meetings ergänze ich dir hier auch die entsprechende Verbesserung. Das soll ja so nicht bleiben.

Wie sehen deine Besprechungen so aus?

 

Keine Agenda – was soll ich hier?

Der Klassiker.

Dein Chef lädt sein Team zur Besprechung ein.

Einfach so, ohne vorab die Themen zu nennen. Wenn du Glück hast, steht der Besprechungsraum drin.

Wie soll man sich darauf einstellen? Was wollen wir besprechen? Welche Rolle spiele ich dabei? Was wird von mir erwartet?

Tipps für den Organisator

1. Schreib, welche Themen angesprochen werden sollen.
2. Welcher Art wird der Tagesordnungspunkt sein (Information, Diskussion, Erarbeitung einer Lösung, usw.)
3. Was erwartest du von deinen Teilnehmern? Formuliere es bitte konkret. „Bitte lest alle das angehänge Dokument vor der Besprechung durch, damit wir direkt …“

Tipps für dich als Teilnehmer

Lass den Organisator vorab wissen, dass dir noch Informationen fehlen. Worüber reden wir? Was wird meine Rolle sein? Wie kann ich mich darauf vorbereiten?

Nach einer gewissen Zeit werden die Informationen von alleine und vorab in die Einladung einfließen. Du wirst sehen.

 

Keine Moderation

Viele Besprechungen haben keinen Moderator benannt.

Im Idealfall organisiert sich die Gruppe selber. Meistens aber reißt ein Alpha-Tier den Zeitplan an sich. Das passiert sehr oft, wenn der Chef eingeladen hat, die Moderation übernimmt und sich selber einbringt. Da ist ein Rollenkonflikt vorprogrammiert.

Hilfreicher ist es, wenn man vorher einen Moderator benennt. Das muss niemand Externes sein, ein Teilnehmer aus der Gruppe eignet sich ebenfalls dafür.

Er achtet darauf, dass die Gruppe beim Thema bleibt und nicht abschweift. Wenn es doch passiert, äußert er seine Beobachtung darüber.

 

Zeitrahmen gesprengt

Ein Meeting sollte einen vorher gesetzten Zeitrahmen haben. Dann kann sich jeder darauf einstellen, wie lange es dauert.

Auch für jeden Tagesordnungspunkt wird ein zeitlicher Rahmen abgesteckt. Ansonsten kannst du zwischendurch nicht erkennen, ob du noch auf Kurs bist.

Auf die Einhaltung der Zeit kann der Moderator achten. Oder ihr bestimmt einen Time-Keeper, der einen Blick auf die Einhaltung der Zeiten hat. Und der frühzeitig Bescheid gibt, wenn eine Überschreitung droht.

Wir starten pünktlich, wir enden pünktlich.

 

Dunkler Raum

Das Licht wird ausgemacht und wir werden spontan müde.

Das ist doch vollkommen klar, denn wir sind darauf programmiert. Jeden Abend werden wir müde, sobald das Licht ausgeht. Warum sollte es also in einer Besprechung anders sein.

Tipps: dunkelt nur so viel ab, wie für das Lesen einer Beamer-Präsentation nötig ist. Je mehr natürliches Licht herein fällt, desto mehr bleiben wach.

 

Monotone Stimmen

Kennst du diese langen Schachtelsätze, die irgendwo anfangen, nie ein Ende nehmen und bei denen du nie bemerkst, ob das jetzt schon ein neuer Satz war oder ob der alte Satz nur weitergeführt wurde, was aber eigentlich egal ist, denn ….

Bist du schon eingedöst? Wach, Wach, Wach.

Dieser Singsang schläfert dich ein. Diese langen Sätze ebenso. Deshalb …

1. Bei Aussagen solltest du am Ende des Satzes mit der Betonung nach unten gehen, die Stimme absenken. Punkt. Übe das und es wird dir mehr und mehr gelingen. Gib auch monotonen Sprechern diesen Tipps.
2. Atme öfters mal bewusst ein und aus.
3. Trink zwischendurch einen Schlunk.

 

Stimmen, die hinter Laptops zu dir sprechen

Kennst du diese sprechenden Laptops. Ich sehe und höre sie öfters. Da hat der Präsentator seinen Laptop aufgeklappt und spricht mehr in seinen Laptop als zur Gruppe. Das muss nicht sein.

„Sitzen ist das neue Rauchen“ also steh ruhig mal auf und geh während deiner Präsentation herum.

Wenn du stehst, klingt deine Stimme auch gleich voller und dein Inhalt kommt „stimmig“ rüber.

 

Langweilige Meetings durch „betreutes Lesen“

Apropos Stimmen. Kennst du das, wenn der Präsentator dir vorliest, was er da beschrieben hat?

Wort für Wort und in seinem Tempo. Ich lese meistens schneller und bin hin- und hergerissen. Ich kann meine Augen nicht vom Lesen abhalten, aber seine Worte und mein innerer Vorleser kommen einfach nicht in Gleichtakt.

Vorgelesene Folien nennt man Betreutes Lesen. Klick um zu Tweeten

Wie kannst du es besser machen?

Gib deinem Publikum nach dem Umblättern genug Zeit, um den Inhalt zu lesen. Dazu hilft es, wenn nicht so viel auf der Folie steht. Stichpunkte und Kernaussagen sind beim Flipchart gestalten besser als ausformulierte, lange Sätze. Fasse dich kurz.

Sehr gut eignen sich Diagramme, dazu später mehr.

Oder du nimmst ein Bild, das eine passende Emotionen auslöst und kommentierst den Rest auf der Tonspur. Dann kannst du auch Blickkontakt zu deinen Zuhörern aufnehmen, weil sie nicht mehr Lesen müssen.

 

Langweilige Powerpoint Präsentation

Wer hat überhaupt gesagt, dass alles auf Powerpoint Präsentationen vermittelt werden muss? Ich weiß, da kann man seine Gedanken hinein-„kotzen“, das geht schnell. Denn dann braucht sich niemand Gedanken über einen logischen Aufbau machen oder wie ein Spannungsbogen aufgebaut werden soll.

Wenn du mutig, dann trau dich doch mal und präsentiere am Flipchart. Präsentiere einen Mythos, über den deine Zuhörer noch nichts wussten und führe sie durch die Präsentation mit einer Geschichte.

Dafür musst du gar nicht gut zeichnen können, schon die Abwechslung wird die Anderen aus ihrer Folien-Trance holen. Denn sie wollen erleben, was da gerade live passiert. Das ist 1 von 24 Flipchart Vorteilen.

 

Nur ZDF – Zahlen, Daten, Fakten

Wer springt schon für Tabellen mit Zahlen vor Freude in die Luft? Nackte Zahlen wecken keine Begeisterung.

Eine Geschichte kann das schon. Führe Personen in deine Geschichte ein, die eine Transformation durchmachen. Lass deine Zuhörer an der Entwicklung teilhaben. Streue die Zahlen nebenbei ein und verknüpfe sie mit der Person. So bleiben sie im Gedächtnis.

Überhaupt merken wir Menschen uns Fakten und Zahlen besser, wenn wir ihnen eine Bedeutung geben. Im Gehirn feuert dann die Amygdala und das brennt die Zahl ein.

Und anstatt Tabellen verwende lieber Diagramm. Setze einen Wert ins Verhältnis zu einer ähnlichen, aber bekannten Größe.

 

Schriftgröße 6

Hilfe, ich krieg Augenkrebs.

Manche Folien sind so klein geschrieben, dass ich eine Lupe brauche. Vielleicht denkt der Urheber, dass mehr Informationen die Präsentation besser machen. Mehr Worte = Besser?

Ich glaube nicht daran.

Ich lege dir die 10 -20 -30 Regeln von Guy Kawasaki ans Herz.

• Nicht mehr als 10 Folien.
• Nicht länger als 20 Minuten.
• Schriftgrößer niemals unter 30.

Das zwingt dich, die Kernaussage herauszuarbeiten. Und deinem Chef schenkst du zu Weihnachten das Buch Präsentation ZEN*.

 

Zu viele Folien

„Heute will ich mich kurzhalten. Deshalb hat meine Präsentation auch nur 138 Folien“. Echt jetzt?

Wie gerade schon beschrieben, bleiben weniger Folien besser im Gedächtnis haften. Bei 138 Folien kann sich doch niemand an alles erinnern. Aber Hauptsache man hat informiert.

Bei 24 Folien pro Sekunde wird’s ein flüssiger Film. Klick um zu Tweeten

Nochmal zur Wiederholung: Limitiere dich freiwillig.

Nutze weniger Folien. Deine Zuhörer werden es dir danken. Erschaffe ein Erlebnis, an das man sich gerne erinnert. Dann bleibst du länger im Gedächtnis.

 

Die Argumente wiederholen sich

Abseits der Präsentation gibt es noch weitere Problemzonen im Meeting. Als Kompensation für den langweiligen Vortrag geht es dann bei der Diskussion hoch her.

Ein Thema von vielen Seiten zu betrachten ist oft wichtig. Aber müssen immer und immer wieder die gleichen Argumente vorgebracht werden? Da drehen sich manche Diskussionen so im Kreis, dass sie einen Drehwurm bekommen.

Was kannst du dagegen tun?

Ein Moderator kann darauf achten, wenn bereits behandeltes Terrain nochmal abgegrast  werden soll.

Zusätzlich / alternativ könnt ihr jedes Feld am Flipchart festhalten. So ist für alle Teilnehmer sichtbar, was schon behandelt wurde.

 

Versteht überhaupt jemand das Problem?

Werden bei dir auch große Meetings abgehalten, wenn ein Problem gelöst werden soll? Dann sitzen dort Teilnehmer rum, die nichts zum Thema beitragen können.

Und wenn dort Experten eingeladen sind, haben sie das Problem schnell durchschaut und bieten ihre Lösung an. Den Rest der Zeit wird dann über diese Lösung diskutiert.

Wie kannst du es besser machen?

Verstehen kommt vor lösen. Erfolgreiche Teams verwenden 90% der Zeit, um das Problem richtig zu verstehen. Und die restlichen 10% werden für die Lösung genutzt. Denn die ergibt sich oft sehr schnell, nachdem das Problem wirklich verstanden wurde.

Aber setzt euch einen Zeitrahmen. Manche Teams haben sich schon zu Tode analysiert.

 

Überflüssige Meetings absagen

Bist du schon mal einem Meeting fern geblieben? Ist davon die Welt zusammengebrochen? Was wäre, wenn das alle täten?

Statt einer Besprechung kann man die Unterlagen auch mal herumschicken. Es muss nicht immer ein Meeting sein.

Einfach mal ein Meeting absagen, spart Lebenszeit.

 

Oh Gott, 2 Stunden Lebenszeit verschwendet.

Manche Besprechungsleiter verfügen über deine Lebenszeit, auch über den angekündigten Zeitrahmen hinaus. Da werden aus angekündigten 60 Minuten auch mal locker 120 Minuten oder mehr.

Was für eine Respektlosigkeit.

Geh doch einfach mal nach der angesetzten Zeit. Ja, ich weiß. Das muss man mit Vorsicht austesten.

Oder setzt einen Time-Keeper ein, der auf die Einhaltung des Zeitrahmens pocht.

Und legt bereits am Anfang die Wichtigkeit der Tagesordnungspunkte fest. Das Wichtige wird zuerst behandelt, was am Ende hinten überfällt, hatte dann einfach keine Priorität.

 

Wachbleiben in Besprechungen

Bist du in eine Besprechung geraten, die sterbenslangweilig ist, aber aus der du dich nicht rausnehmen kannst. Dann kommen hier Davids Notfall-Tipps:

Tipp 1: Beteilige dich

Echt jetzt. Gib dem Treffen einen Sinn. Gestalte es mit. Sorge für eine gute Visualisierung am Flipchart. Bring Wortbeiträge ein. Damit tust du etwas gegen die Langeweile.

Oder erstelle Sketchnotes, also gezeichnete Notizen in deinen Block, um das gesagte besser zu merken.

Tipp 2: Hör den Teilnehmern zu / Strichliste

Du kannst nichts beitragen? Dann lerne deine Mit-Teilnehmer besser kennen. Ich erstelle mir eine Liste mit allen Teilnehmern und teste ein Persönlichkeitsmodell aus.

Was meine ich damit? Ein Kommunikationsmodell sagt, es gibt Visuelle, Auditive und Kinästhetische (gefühls) Menschen.  Also mach ich mir 4 Spalten auf einen Zettel  mit Name, V,A und K als Spaltenüberschrift. Dann achte ich auf die Sprache und die genutzen Worte.

Bei Aussagen wie „das sieht für mich gut aus“, mache ich einen Strich bei V. Bei „hört sich für mich gut an“, einen Strich bei A und bei „da habe ich ein gutes Gefühl“ mache ich einen Strich bei K.

So kann ich mich besser in meine Teilnehmer hineinversetzen.

Tipp3: Bullshit-Bingo

Ist echt die Notfall-Lösung, wenn wirklich nichts anderes mehr geht. Zeichne ein 5 x 5 Raster auf einen Zettel. In jedes Feld trägst du ein Buzzword ein, also ein Wort / einen Begriff, der oft in eurem Besprechungen fällt.

Sobald ein Begriff fällt, kreuzt du ihn ab. Und wenn du ganz mutig bist, rufst du Bingo, sobald du eine Reihe voll hast.

 

 

 

Diese Probleme tauchen oft in meinen Besprechungen auf, bzw. traten in der Vergangenheit auf. Es kommt immer darauf an, was du selber daraus machst.

Im nächsten Artikel nenne ich dir die Ursache vieler dieser heute erwähnten Probleme.

Wie sind deine Erfahrungen mit Meetings? Positiv, Negativ? Welche Aspekte habe ich vergessen?

 

SinnSTIFTende Grüße,

David

 

nachträgliche Ergänzungen von Lesern

Jens Beckmann: Kurzmeetings am Stehtisch halten die Meetings kurz.

Sandra Bischoff: Ohren massieren zum Wachbleiben. Da erwischt man eine Reihe von Akupressurpunkten.